5 con số chủ shop nên xem mỗi ngày

Cuối ngày, nhiều chủ shop chỉ hỏi một câu: "Hôm nay bán được bao nhiêu?". Con số đó quan trọng, nhưng nó không cho biết hôm nay có lãi không, khách mua nhiều hay ít mỗi lần, ngày mai có hết món bán chạy không, hay tiền trong ngăn kéo có bị thiếu. Có shop doanh thu tăng đều mà cuối tháng vẫn không thấy tiền đâu — vì chỉ nhìn đúng một con số.

Bài này giới thiệu 5 con số nên xem mỗi tối, mất khoảng 5 phút, đủ để biết shop đang khoẻ hay đang có vấn đề — trước khi vấn đề thành lỗ cả tháng.

1. Doanh thu ròng — và so với đúng ngày để so

Doanh thu ròng là tiền bán ra sau khi trừ tiền hoàn cho khách trả hàng. Nếu hôm nay bán 650 USD nhưng hoàn 30 USD cho hai khách đổi trả, doanh thu thật là 620 USD, không phải 650.

Điều quan trọng hơn là so với cái gì. So hôm nay với hôm qua dễ gây hoảng: thứ Bảy luôn đông hơn thứ Hai, ngày lễ khác ngày thường. Cách so có ý nghĩa hơn:

• So với cùng thứ tuần trước: thứ Bảy này 620 USD, thứ Bảy tuần trước 700 USD → giảm 80 USD (khoảng 11%).
• Xem xu hướng 7 ngày, không phản ứng với một ngày lẻ. Một ngày mưa to giảm doanh thu là bình thường; cả tuần cùng giảm mới là tín hiệu.

Khi doanh thu giảm vài tuần liền, hãy hỏi tiếp: ít khách hơn, hay khách mua ít hơn mỗi lần? Hai con số tiếp theo trả lời câu đó.

2. Lãi gộp và biên lãi gộp

Lãi gộp = doanh thu ròng − giá vốn của hàng đã bán. Biên lãi gộp = lãi gộp ÷ doanh thu ròng.

Ví dụ một minimart ở Phnom Penh: hôm nay doanh thu ròng 620 USD, giá vốn những món đã bán là 465 USD.

• Lãi gộp: 620 − 465 = 155 USD
• Biên lãi gộp: 155 ÷ 620 = 25%

Vì sao không chỉ nhìn doanh thu? Hãy xem hai tuần của cùng shop:

Doanh thu tăng 400 USD nhưng lãi gộp giảm 110 USD. Nguyên nhân thường gặp: bán nhiều hàng khuyến mãi, nhà cung cấp tăng giá nhập mà giá bán chưa chỉnh, hoặc nhân viên giảm giá tay quá tay. Chỉ nhìn doanh thu thì tuần này "tốt hơn"; nhìn lãi gộp mới thấy shop đang làm nhiều hơn để kiếm ít hơn.

Lưu ý: lãi gộp chưa trừ tiền thuê mặt bằng, lương, điện nước. Nên biết chi phí cố định mỗi ngày của shop (vd tiền thuê 600 USD/tháng + lương 900 USD/tháng ≈ 50 USD/ngày) để biết lãi gộp bao nhiêu mới thật sự có lời.

Con số này chỉ đúng khi giá vốn từng món được nhập đúng — giá nhập thay đổi thì cập nhật luôn.

3. Số đơn và giá trị trung bình mỗi đơn

Giá trị trung bình mỗi đơn = doanh thu ròng ÷ số đơn. Minimart trên có 124 đơn hôm nay: 620 ÷ 124 = 5,00 USD/đơn.

Con số nhỏ này có sức nặng lớn. Nếu mỗi khách mua thêm chỉ 0,50 USD (một gói khăn giấy, một chai nước), với 124 đơn mỗi ngày là thêm 62 USD/ngày, khoảng 1.860 USD mỗi 30 ngày — mà không cần thêm một khách nào.

Cách đọc kết hợp với doanh thu:

• Số đơn giảm, trung bình đơn giữ nguyên → ít khách hơn: xem lại vị trí, giờ mở cửa, đối thủ mới mở gần đó, quảng cáo.
• Số đơn giữ nguyên, trung bình đơn giảm → khách vẫn đến nhưng mua ít: xem lại cách trưng bày, gợi ý mua kèm ở quầy, combo.

4. Hàng bán chạy — và còn đủ bán bao nhiêu ngày

Mỗi ngày nên lướt qua 5–10 món bán chạy nhất, và với mỗi món hỏi: còn đủ bán mấy ngày?

Ví dụ nước suối 500ml bán trung bình 48 chai/ngày, kho còn 60 chai. Nhà cung cấp giao hàng sau 2 ngày kể từ lúc đặt. Nếu hôm nay không đặt, khoảng giữa ngày mai là hết — và hết đúng món khách vào mua nhiều nhất.

Một công thức đơn giản để đặt mức cần nhập lại:

Mức nhập lại = số bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ hàng + phần dự phòng

Với nước suối: 48 × 2 + 24 (dự phòng nửa ngày) = 120 chai. Kho còn dưới 120 chai là đặt hàng.

Ngược lại, món nằm im nhiều tuần là tiền vốn bị giam — xem cách xử lý hàng tồn lâu trong bài Quản lý kho shop quần áo nhiều size, nhiều màu (cách làm áp dụng được cho mọi loại hàng).

5. Chênh lệch tiền khi chốt ca

Con số cuối cùng không nằm trên báo cáo bán hàng mà nằm trong ngăn kéo: tiền đếm thực tế so với tiền phải có.

Ví dụ ca tối: theo đơn bán, ngăn kéo phải có 180 USD và 2.450.000 Riel. Đếm thực tế được 180 USD và 2.410.000 Riel → thiếu 40.000 Riel, khoảng 10 USD với tỷ giá 4.000.

Cách đọc:

• Lệch 1–2 USD thỉnh thoảng, lúc dư lúc thiếu: thường do thối nhầm hoặc làm tròn Riel — bình thường.
• Thiếu nhiều lần, cùng một ca hoặc cùng một người: cần kiểm tra ngay, đừng đợi cuối tháng.
• Lệch có quy luật theo tỷ giá: kiểm tra lại cách thu USD/thối Riel — xem Bán hàng bằng USD và Riel mà không bị lệch sổ cuối ngày.

Quy trình chốt ca đầy đủ và cách phân quyền để giảm thất thoát có trong bài Chống thất thoát tiền tại quầy: chốt ca và phân quyền.

Thói quen 5 phút mỗi tối

Ghi 5 con số này vào một cuốn sổ hoặc một bảng tính mỗi tối. Sau một tháng, bạn sẽ biết "bình thường" của shop mình trông thế nào — và nhận ra ngay khi có gì đó lệch.

Xem 5 con số này trong LeangPos

Nếu ghi tay mất thời gian, LeangPos tính sẵn phần lớn các con số trên. Trang Tổng quan hiện doanh thu hôm nay, lãi gộp hôm nay, số đơn kèm phần trăm so với hôm qua, biểu đồ doanh thu 7 ngày, sản phẩm bán chạy trong tuần và danh sách sắp hết hàng — xem Tổng quan Dashboard. Trang Báo cáo liệt kê theo từng ngày doanh thu gộp, tiền đã hoàn, doanh thu ròng, giá vốn, lãi gộp và biên lợi nhuận, lọc được theo chi nhánh — xem Báo cáo doanh thu. Khi đóng ca, nhân viên nhập tiền USD và Riel đếm được, hệ thống hiện ngay chênh lệch so với số phải có.

Muốn mỗi tối mở điện thoại là thấy đủ 5 con số này, bạn có thể dùng thử LeangPos miễn phí.