Bán hàng bằng USD và Riel mà không bị lệch sổ cuối ngày

Ở Campuchia, gần như cửa hàng nào cũng nhận cả đô la Mỹ (USD) lẫn Riel (KHR). Khách trả tờ 20 USD cho hoá đơn 12,75 USD, bạn thối lại 7 USD và 1.000 Riel — chuyện hằng ngày. Nhưng chính việc "hằng ngày" này là nguồn lệch sổ phổ biến nhất: cuối ca đếm két thấy thiếu vài nghìn Riel, dư một tờ 1 USD, và không ai giải thích được vì sao.

Bài này tổng hợp những nguyên tắc đơn giản giúp bạn bán bằng 2 loại tiền mà cuối ngày vẫn khớp sổ, dù bạn ghi sổ tay, dùng Excel hay dùng phần mềm bán hàng.

Vì sao bán 2 loại tiền dễ lệch sổ?

Lệch sổ thường không đến từ gian lận mà từ những chỗ "làm tròn cho nhanh":

• Tỷ giá mỗi người một kiểu. Thu ngân sáng tính 1 USD = 4.000 Riel, thu ngân chiều tính 4.100 Riel. Bán 100 đơn có thối Riel là đủ ra chênh lệch.
• Quy đổi trong đầu. Khách trả một phần USD, một phần Riel; thu ngân tính nhẩm, ghi vào sổ một con số đã quy đổi — và không ai biết ngăn kéo thực tế đang có bao nhiêu tiền mỗi loại.
• Đếm két gộp. Cuối ca quy hết ra USD rồi so với doanh thu. Thiếu 2.000 Riel và dư 0,5 USD có thể "bù trừ" nhau trên giấy, nhưng thực ra là 2 sai sót khác nhau.
• Làm tròn tiền lẻ không thống nhất. Riel không có đồng xu, tờ nhỏ nhất thường dùng là 100 Riel — mỗi người làm tròn một kiểu thì số dư cuối ngày sẽ lệch.

1. Chốt một tỷ giá cho cả cửa hàng mỗi ngày

Quy tắc quan trọng nhất: cả cửa hàng dùng chung một tỷ giá, ghi rõ ràng, áp dụng từ một thời điểm cụ thể.

• Chọn tỷ giá theo thị trường quanh khu bạn bán (nhiều cửa hàng dùng số tròn như 4.000 hoặc 4.100 Riel cho dễ tính).
• Dán tỷ giá ở quầy để khách cũng thấy — vừa minh bạch, vừa tránh tranh cãi.
• Khi đổi tỷ giá, ghi lại giờ đổi. Đơn trước giờ đó tính theo tỷ giá cũ, đơn sau tính theo tỷ giá mới.

Nếu dùng phần mềm, hãy đặt tỷ giá ở một chỗ duy nhất để mọi máy bán hàng dùng chung. Trong LeangPos, tỷ giá đặt ở mục Cài đặt và có hiệu lực ngay cho mọi đơn mới, kèm lịch sử thay đổi — xem Tỷ giá quy đổi USD - Riel.

2. Niêm yết giá bằng một loại tiền chính

Chọn một loại tiền làm "tiền gốc" để niêm yết giá và ghi sổ — với phần lớn cửa hàng là USD. Giá Riel chỉ là số quy đổi hiển thị cho khách.

Ví dụ: ly cà phê 1,25 USD → hiển thị thêm 5.000 Riel (tỷ giá 4.000). Doanh thu luôn tính bằng USD; Riel chỉ là một cách trả tiền.

Làm vậy thì báo cáo doanh thu cuối tháng không bị trộn lẫn hai đơn vị, và đổi tỷ giá không làm "thay đổi" giá bán của bạn.

3. Ghi nhận khách trả bằng loại tiền nào

Đây là bước hay bị bỏ qua nhất. Mỗi lần thu tiền, hãy ghi đúng loại tiền khách đưa, không quy đổi trước khi ghi:

Khi mỗi khoản thu đều có loại tiền rõ ràng, cuối ca bạn biết chính xác ngăn kéo phải có bao nhiêu USD và bao nhiêu Riel.

4. Thống nhất cách thối tiền lẻ

Khi thối tiền, phần chẵn đô thối bằng USD, phần lẻ dưới 1 USD thối bằng Riel. Ví dụ tỷ giá 4.000:

• Tiền thối 7,25 USD → 7 USD + 1.000 Riel.
• Tiền thối 0,60 USD → 2.400 Riel.

Quy định luôn cách làm tròn khi phần Riel lẻ dưới 100 (ví dụ làm tròn về 100 Riel gần nhất) và áp dụng cho mọi thu ngân. Phần mềm bán hàng nên tự tính tiền thối theo tỷ giá đang áp dụng để thu ngân không phải nhẩm.

5. Đếm két riêng từng loại tiền khi chốt ca

Cuối ca, đếm USD riêng, Riel riêng, rồi so mỗi loại với số dự kiến:

Tiền dự kiến (mỗi loại) = Tiền đầu ca + Tiền mặt đã thu − Tiền thối trả khách − Tiền hoàn trả

Ví dụ một ca:

• USD: đầu ca 50, thu 420, thối 63, không hoàn → dự kiến 407 USD. Đếm được 407 → khớp.
• Riel: đầu ca 100.000, thu 236.000, thối 84.000 → dự kiến 252.000 Riel. Đếm được 248.000 → thiếu 4.000 Riel.

Đếm riêng giúp bạn thấy ngay sai sót nằm ở đâu (ở đây là tiền Riel — có thể do thối nhầm), thay vì một con số chênh lệch chung chung. Ghi chú lý do chênh lệch ngay khi chốt ca, đừng để sang hôm sau.

LeangPos tính sẵn số dự kiến cho từng loại tiền khi đóng ca và hiện chênh lệch ngay khi bạn nhập số đếm được — xem Đóng ca, xem tổng kết.

6. Tách tiền chuyển khoản/KHQR khỏi tiền mặt

KHQR và thẻ không nằm trong ngăn kéo, nên không được cộng vào số tiền mặt dự kiến. Cuối ngày đối chiếu riêng: tổng tiền KHQR trên phần mềm với lịch sử giao dịch trong ứng dụng ngân hàng.

Danh sách kiểm tra nhanh

• Một tỷ giá chung cho cả cửa hàng, có ghi giờ đổi.
• Giá niêm yết và doanh thu tính bằng một loại tiền gốc.
• Mỗi khoản thu ghi đúng loại tiền khách đưa.
• Quy tắc thối tiền lẻ bằng Riel thống nhất.
• Chốt ca đếm USD riêng, Riel riêng, ghi chú chênh lệch.
• KHQR/thẻ đối chiếu riêng với ngân hàng.

Áp dụng đủ 6 điều trên, bạn sẽ thấy phần lớn chênh lệch cuối ngày biến mất — và phần còn lại thì biết ngay nó đến từ đâu.

Nếu muốn mọi phép tính này diễn ra tự động — tỷ giá dùng chung cho mọi máy, tiền thối tự tính, chốt ca đếm riêng USD và Riel — bạn có thể dùng thử LeangPos miễn phí và làm theo hướng dẫn Bán hàng tại quầy.