Đào tạo thu ngân mới trong 7 ngày: kế hoạch cho shop nhỏ
Thu ngân mới đi làm sáng thứ Hai. Bạn chỉ cách bấm máy trong 30 phút rồi quay sang việc khác. Đến thứ Sáu, két đã thiếu mấy lần, một khách quen phàn nàn bị thối nhầm, còn người mới thì căng thẳng mỗi lần quầy đông. Thường đây không phải vì họ kém, mà vì chưa ai cho họ thời gian tập trước khi đứng tiền thật.
Một thu ngân thối dư 1 USD mỗi ngày làm shop mất khoảng 26 USD sau 26 ngày làm việc, chưa kể khách mất lòng. Dành một tuần kèm có kế hoạch rẻ hơn nhiều. Bài này đưa ra lịch 7 ngày cho shop nhỏ, không cần phòng đào tạo hay tài liệu dày.
Khi tuyển: thử 10 phút thay vì hỏi kinh nghiệm
Bấm phần mềm thì dạy được trong vài ngày. Cẩn thận và cách nói chuyện với khách khó dạy hơn nhiều, nên hãy thử luôn lúc phỏng vấn:
- Tính tiền thối: đơn 12,75 USD, khách đưa 20 USD, thối bao nhiêu? Cho dùng máy tính cũng được. Điều bạn cần xem là họ có kiểm tra lại hay không.
- Xử lý tình huống: "Khách nói đã chuyển KHQR nhưng em chưa thấy tiền, em làm gì?" Câu trả lời tốt là kiểm tra trước, nhẹ nhàng nhờ khách cho xem giao dịch, không cãi.
- Đếm tiền: đưa một xấp USD và Riel lẫn lộn, nhờ đếm riêng từng loại. Bạn sẽ thấy ngay ai cẩn thận.
Chuẩn bị trước ngày đầu tiên
- Tài khoản riêng. Mỗi nhân viên một tài khoản, không dùng chung mật khẩu. Lý do nằm ở bài Chống thất thoát tiền tại quầy.
- Quyền vừa đủ. Lúc đầu chỉ cấp quyền bán hàng, mở và đóng ca. Chưa cấp quyền huỷ đơn, đổi trả, sửa kho hay đổi tỷ giá.
- Một trang quy tắc quầy, dán ngay tại quầy: không có đơn trên máy thì không giao hàng, luôn đưa hoá đơn, giảm giá trong mức nào, gặp việc gì thì gọi ai.
- Một người kèm chính. Người học dễ rối khi mỗi người chỉ một kiểu.
Lịch 7 ngày
| Ngày | Làm gì | Xong khi |
|---|---|---|
| 1 | Đứng cạnh quan sát, học hàng và giá, đọc quy tắc quầy | Tìm được 10 mặt hàng bán chạy không cần hỏi |
| 2 | Ca tập ngoài giờ bán: mở ca, bán, thu tiền, đóng ca | Làm trọn một lượt không cần nhắc |
| 3 | Bán thật giờ vắng, người kèm xem lại tiền thối trước khi đưa | 10 đơn liền không sai |
| 4 | Thêm tình huống khó: trả 2 loại tiền, KHQR, thanh toán chia đôi | Làm đúng cả 3 kiểu thanh toán |
| 5 | Tự đứng giờ vắng, người kèm làm việc gần đó | Đóng ca lệch dưới 1 USD |
| 6 | Đứng giờ cao điểm, có người hỗ trợ khi quầy đông | Không bỏ sót đơn, không vội thối tiền |
| 7 | Tự đứng trọn một ca, cuối ca kiểm tra và nói chuyện | Đạt các tiêu chí ở cuối bài |
Shop ít người có thể kéo dài lịch này, miễn là giữ đúng thứ tự: tập trước, có người kèm, rồi mới tự làm. Người học chậm thì ở lại thêm một ngày tại bước đó, không nhảy cóc.
Ngày 2: cách tổ chức một ca tập
Ca tập làm trên máy thật nhưng ngoài giờ bán, ví dụ trước khi mở cửa 45 phút. Bạn dùng một hộp tiền riêng, không dùng ngăn kéo đang bán.
- Người học đăng nhập tài khoản của mình, mở ca và đếm tiền đầu ca: USD riêng, Riel riêng.
- Người kèm đóng vai khách và mua vài món thật, lần lượt từ dễ đến khó.
- Người học thực hiện bán hàng tại quầy: thêm sản phẩm, thu tiền, thối tiền, in hoá đơn.
- Hết bài, người học đếm tiền và đóng ca, ghi chú "ca tập". Có chênh lệch thì cùng xem lại từng đơn để tìm chỗ sai. Đây là phần học được nhiều nhất.
- Sau khi ca đóng, người có quyền huỷ các đơn tập ở trang Đơn hàng.
Trong LeangPos, huỷ đơn sẽ tự cộng hàng lại vào kho, và đơn đã huỷ không tính vào báo cáo doanh thu, nên ca tập không làm sai số liệu. Nếu shop có bán qua Telegram hay website, tồn kho sẽ giảm tạm trong lúc tập, nên hãy chọn giờ ít đơn.
Bài luyện thối tiền USD và Riel
Đây là chỗ thu ngân mới ở Campuchia sai nhiều nhất. Bạn hãy dán tỷ giá của shop ngay tại quầy rồi luyện đến khi quen. Các ví dụ dưới đây dùng tỷ giá 4.000 Riel/USD:
| Đơn hàng | Khách đưa | Thối lại |
|---|---|---|
| 7,50 USD | 10 USD | 2 USD + 2.000 Riel |
| 3,25 USD | 20.000 Riel | 7.000 Riel |
| 5,20 USD | 6 USD | 3.200 Riel |
| 12,75 USD | 20 USD | 7 USD + 1.000 Riel |
| 12,75 USD | 10 USD + 15.000 Riel | 4.000 Riel |
Có ba thói quen nên dạy ngay từ đầu:
- Để tiền khách đưa bên ngoài ngăn kéo cho đến khi thối xong, để tránh tranh cãi "em đưa tờ 20 chứ không phải tờ 10".
- Đọc to số tiền: "Nhận của anh 20 đô, thối lại 7 đô và 1.000 Riel".
- Phần lẻ dưới 1 USD thối bằng Riel, làm cùng một cách cho mọi khách. Vì sao cần thống nhất, xem bài Bán hàng bằng USD và Riel.
Với KHQR, hãy dạy một quy tắc duy nhất: thấy tiền vào thì mới giao hàng, không chỉ nhìn màn hình điện thoại của khách. Bài Nhận thanh toán KHQR tại quầy có các tình huống hay gặp để bạn đem ra luyện.
Kèm thế nào để người mới không sợ
- Không sửa lỗi trước mặt khách, trừ khi sắp đưa nhầm tiền. Ghi lại và nói sau, khi quầy vắng.
- Xem lại 5 phút cuối mỗi ngày: một việc làm tốt, một việc cần sửa, ngày mai tập gì. Đừng liệt kê mười lỗi một lúc.
- Dạy cách xin trợ giúp. Bấm nhầm đơn thì báo ngay để quản lý huỷ, không tự xoay xở. Người mới báo lỗi sớm phải được khen, vì giấu lỗi mới là thứ gây thất thoát.
- Nói rõ cách xử lý chênh lệch từ đầu: lệch bao nhiêu thì chỉ cần ghi chú, lệch nhiều thì cùng xem lại đơn. Người mới bị trừ lương vì lỗi trong tuần đầu thường sẽ giấu lỗi, hoặc nghỉ luôn.
Ngày 7: tiêu chí để tự đứng quầy
Người mới được đứng một mình khi đạt đủ:
- Mở ca, đếm tiền đầu ca đúng mà không cần nhắc.
- Làm đúng cả 5 bài thối tiền ở trên, có tính thêm với mức giá mới.
- Thu được tiền mặt, KHQR và đơn trả bằng hai hình thức.
- 3 ca gần nhất lệch dưới 1 USD (4.000 Riel), có ghi chú rõ.
- Biết khi nào phải gọi người khác: huỷ đơn, đổi trả, khách cãi về tiền.
Hai tuần sau khi tự đứng quầy
Đừng bỏ hẳn ngay. Mỗi tuần, hãy xem các ca đã đóng của người mới: lệch bao nhiêu, thiếu hay dư, có theo một chiều không. Lệch nhỏ và lúc thiếu lúc dư thường là do chưa quen, nên kèm thêm. Thiếu lặp lại vào giờ đông thường là do thao tác vội, có thể bố trí thêm người vào lúc đó.
Khi đã làm chắc, bạn mới cân nhắc mở rộng quyền từng bước. Ví dụ, cho quyền đổi trả sau một tháng, không cấp hết một lần.
Muốn thu ngân mới có tài khoản, ca và quyền riêng ngay từ ngày đầu? Hãy dùng thử LeangPos miễn phí, rồi bắt đầu từ hướng dẫn Nhân viên và Vai trò & phân quyền.
