Nhập hàng bao nhiêu là đủ: không hết hàng, không tồn đọng

Thứ Bảy, khách vào hỏi nước ngọt lon — món bán chạy nhất shop — và kệ đã trống từ trưa. Trong khi đó, góc trong cùng có ba thùng dầu gội nhập từ tháng trước vẫn chưa mở. Hai chuyện này có chung một nguyên nhân: nhập hàng theo cảm giác. Món chạy thì nhập thiếu, món chậm thì nhập dư, và tiền vốn cứ thế nằm sai chỗ.

Bài này đưa ra một cách tính đơn giản, làm được bằng sổ tay hay bảng tính: khi nào cần đặt hàng, đặt bao nhiêu, và điều chỉnh thế nào khi vào mùa lễ hoặc nhà cung cấp giao chậm.

Nhập sai tốn tiền theo hai kiểu

Hết hàng làm mất nhiều hơn số món không bán được. Ví dụ shop bán 36 lon nước ngọt mỗi ngày, hết hàng một ngày rưỡi là mất 54 lon. Nhưng khách vào mua nước thường mua thêm bánh, đá, mì gói — không có nước, họ sang shop bên cạnh mua cả giỏ. Hết hàng vài lần, khách quen dần quen đi chỗ khác.

Tồn đọng thì âm thầm hơn. 120 chai dầu gội giá vốn 2 USD là 240 USD (khoảng 960.000 Riel với tỷ giá 4.000) nằm im trên kệ. Nếu mỗi ngày chỉ bán 1,5 chai, số hàng đó cần 80 ngày mới bán hết — gần ba tháng tiền vốn không quay vòng được, chưa kể hàng bám bụi, gần hết hạn, chiếm chỗ của món bán được.

Mục tiêu không phải là kho lúc nào cũng đầy, mà là đủ bán cho tới khi lô hàng tiếp theo về, cộng thêm một khoản dự phòng nhỏ.

Bước 1: Biết mỗi món bán bao nhiêu mỗi ngày

Mọi phép tính bên dưới bắt đầu từ số bán trung bình mỗi ngày của từng món. Cách lấy:

• Cộng số bán của 4 tuần gần nhất, chia cho 28. Ít hơn thì dễ bị một ngày đông khách làm lệch; dài hơn thì không theo kịp thay đổi.
• Bỏ ra những ngày bất thường: ngày lễ, ngày có khách mua sỉ một lần 10 thùng.
• Không cần làm cho mọi món. Bắt đầu với 20–30 món bán chạy nhất — thường chúng chiếm phần lớn doanh thu.

Ví dụ một mini mart ở Siem Reap, 4 tuần gần nhất:

Bước 2: Mức nhập lại — khi nào phải đặt hàng

Bài 5 con số chủ shop nên xem mỗi ngày đã giới thiệu công thức này:

Mức nhập lại = Bán trung bình mỗi ngày × Số ngày chờ hàng + Hàng dự phòng

• Số ngày chờ hàng: từ lúc bạn gọi đặt tới lúc hàng lên kệ — tính theo thực tế, không theo lời hứa của nhà cung cấp.
• Hàng dự phòng: phần đệm cho những ngày bán nhiều hơn bình thường hoặc hàng về trễ. Cách tính dễ nhất: số ngày trễ nhiều nhất từng gặp × bán trung bình mỗi ngày.

Khi tồn kho của món đó xuống tới mức nhập lại, đặt hàng ngay hôm đó.

Để ý dầu gội: bán chậm nhưng chờ hàng lâu, nên mức nhập lại không hề nhỏ. Món bán chậm mà quên tính ngày chờ là món hay hết hàng bất ngờ nhất.

Viết mức nhập lại lên thẻ dán ở kệ hoặc vào một cột trong bảng tính. Nhân viên đi kiểm kệ chỉ cần so: còn ít hơn số trên thẻ là báo.

Bước 3: Đặt bao nhiêu thì đủ

Biết lúc nào đặt rồi, câu hỏi tiếp theo là đặt bao nhiêu. Nếu shop đặt hàng theo lịch (ví dụ mỗi tuần một lần với cùng nhà cung cấp):

Số cần đặt = Bán TB mỗi ngày × (Số ngày tới lần đặt tiếp theo + Số ngày chờ hàng) + Hàng dự phòng − Tồn hiện tại

Ví dụ nước ngọt: hôm nay kiểm còn 150 lon, mỗi tuần đặt một lần, hàng về sau 3 ngày.

• Cần: 36 × (7 + 3) + 72 = 360 + 72 = 432 lon
• Trừ tồn hiện tại: 432 − 150 = 282 lon
• Nhà cung cấp bán theo thùng 24 lon: 282 ÷ 24 = 11,75 → đặt 12 thùng (288 lon).

Kiểm tra lại: 3 ngày chờ bán hết 108 lon, còn 42 lon khi hàng về; cộng 288 lon thành 330 lon, đủ bán hơn 9 ngày — tức là qua được tới lần hàng sau về (7 ngày nữa) và vẫn còn dự phòng.

Khi làm tròn theo thùng, kiện, bao: món bán nhanh làm tròn lên, món bán chậm cân nhắc làm tròn xuống — dư một thùng nước ngọt thì 1 ngày là bán hết, dư một thùng dầu gội thì vài tháng.

Hàng theo mùa: Tết Khmer, Pchum Ben, cuối năm

Công thức trên dựa vào số bán 4 tuần gần nhất, nên nó không biết trước mùa lễ. Trước Tết Khmer (Choul Chnam Thmey, tháng 4), Pchum Ben (tháng 9–10) hay dịp cuối năm, cần chỉnh tay:

1. Lấy số bán cùng kỳ năm trước thay cho 4 tuần gần nhất. Nếu tuần trước Tết năm ngoái nước ngọt bán gấp 3 lần ngày thường, dùng 36 × 3 = 108 lon/ngày cho tuần đó.
2. Cộng thêm ngày chờ. Mùa lễ nhà cung cấp cũng quá tải, xe nghỉ, giao trễ. Ngày chờ 3 ngày nên tính thành 5 ngày.
3. Đặt sớm hơn, nhưng chỉ tăng cho những món thật sự bán chạy dịp lễ (nước uống, bia, bánh kẹo, đồ cúng, quà biếu). Món bình thường giữ nguyên mức cũ.
4. Hạ mức về bình thường ngay sau lễ. Lỗi hay gặp là tiếp tục đặt theo số mùa Tết thêm 1–2 tuần, rồi ôm hàng tới tháng sau. Nhiều người về quê dịp lễ, tuần ngay sau đó có khi còn bán ít hơn ngày thường.

Mỗi dịp lễ, ghi lại món nào hết sớm, món nào còn dư. Năm sau đó là tài liệu đặt hàng tốt nhất của bạn.

Khi nhà cung cấp giao chậm, giao thiếu

Số ngày chờ hàng là con số hay bị đoán sai nhất. Cách làm đúng:

• Ghi ngày đặt và ngày nhận thực tế của mỗi đơn nhập. Sau 4–5 lần, bạn biết nhà cung cấp này giao trung bình mấy ngày và trễ nhất mấy ngày — dùng số đó cho công thức, không dùng câu "mai có hàng".
• Giao thiếu thì ghi đúng số đã nhận, phần còn lại để chờ. Đừng nhập đủ vào sổ "cho tiện" — tồn kho trên sổ sẽ cao hơn thực tế và bạn sẽ đặt hàng muộn.
• Món bán chạy nhất nên có nhà cung cấp thứ hai, dù giá cao hơn một chút. Mua 2 thùng giá cao hơn 1 USD vẫn rẻ hơn hết hàng cả ngày thứ Bảy.
• Nhà cung cấp thường xuyên trễ thì tăng hàng dự phòng cho các món của họ, hoặc chuyển sang nơi khác.

Mỗi tháng: tìm hàng tồn quá lâu

Ngoài việc tránh hết hàng, mỗi tháng nên xem ngược lại: món nào đang tồn quá nhiều. Cách đo đơn giản là số ngày tồn:

Số ngày tồn = Tồn hiện tại ÷ Bán trung bình mỗi ngày

120 chai dầu gội ÷ 1,5 = 80 ngày. Hàng tạp hoá thường nên dưới 30 ngày; món nào trên 60 ngày thì:

• Ngừng đặt thêm cho tới khi về dưới mức nhập lại.
• Lần sau đặt ít hơn, kể cả khi nhà cung cấp chào giá tốt cho số lượng lớn — giá rẻ hơn 5% không bù được vốn nằm im ba tháng.
• Bán bớt bằng combo hoặc giảm giá có tính toán (tính tiền lãi còn lại trước khi giảm — xem Tính giá bán từ giá vốn).

Với hàng thời trang, hàng theo mẫu không đặt lại được, cách xử lý hàng tồn và size lẻ xem trong bài Quản lý kho shop quần áo nhiều size, nhiều màu.

Tóm tắt

Làm việc này trong LeangPos

Phần tốn công nhất khi làm tay là đếm số bán và theo dõi đơn nhập. Trong LeangPos, mỗi sản phẩm có lịch sử biến động ghi từng lần bán, nhập, chuyển kho, điều chỉnh, và trang tồn kho hiện số Có sẵn theo từng chi nhánh — xem Xem tồn kho & điều chỉnh. Trang Tổng quan liệt kê món bán chạy trong tuần và cảnh báo món sắp hết hàng.

Khi đặt hàng, tạo đơn nhập hàng gắn với nhà cung cấp: nhà cung cấp giao thiếu thì nhận từng phần, đơn hiện trạng thái Nhận một phần cho tới khi đủ, tồn kho chỉ tăng đúng số đã nhận — không còn cảnh sổ ghi một đằng, kệ một nẻo.

Muốn biết chính xác món nào sắp hết, món nào đang giam vốn, bạn có thể dùng thử LeangPos miễn phí.