Quản lý kho shop quần áo nhiều size, nhiều màu

Shop quần áo nào cũng từng gặp cảnh này: khách hỏi "mẫu áo sơ mi trắng còn size L không?", sổ ghi còn 3 chiếc, bạn lục cả kệ lẫn bao tải dưới gầm bàn mà không thấy chiếc nào. Hoặc ngược lại — sổ báo hết, cuối mùa dọn kho lại thấy nguyên một bịch size M chưa ai đụng tới. Bán quần áo khó quản lý kho hơn hẳn bán tạp hoá, vì một mẫu không phải là một món hàng mà là cả chục món khác nhau.

Bài này hướng dẫn cách quản lý kho shop quần áo nhiều size, nhiều màu sao cho con số trên sổ (hoặc trên phần mềm) khớp với hàng trên kệ, và biết sớm món nào đang bán chạy, món nào đang nằm chết vốn.

Vì sao sổ tay và Excel loạn khi có nhiều size, màu?

Lấy một mẫu áo thun có 3 màu (đen, trắng, xám) và 5 size (S, M, L, XL, XXL). Với khách, đó là "một mẫu áo". Với kho, đó là 3 × 5 = 15 món hàng riêng biệt, mỗi món có số lượng riêng. Shop có 40 mẫu như vậy là đã phải theo dõi 600 dòng tồn kho.

Ghi sổ tay hay Excel thường hỏng ở những chỗ sau:

• Ghi gộp. Sổ ghi "Áo thun basic: 45 chiếc" mà không tách màu, size. Khách hỏi size XL màu xám thì sổ không trả lời được.
• Quên trừ. Bán ở quầy lúc đông khách, bán qua Facebook buổi tối — mỗi lần phải tự mở sổ ra trừ. Chỉ cần quên vài lần là số liệu sai.
• Đổi size không ghi. Khách đổi áo M lấy áo L: kho phải cộng 1 chiếc M, trừ 1 chiếc L. Hầu hết shop ghi sổ đều bỏ qua bước này.
• Mỗi người ghi một kiểu. "Xám", "ghi", "grey" cùng là một màu nhưng thành 3 dòng khác nhau.

Kết quả là sau vài tháng, không ai còn tin con số trong sổ nữa, và cách duy nhất để biết còn hàng hay không là đi lục kệ.

Bước 1: Mỗi màu + size là một mã SKU riêng

SKU (mã hàng) là mã ngắn, không trùng, đặt cho từng phân loại — tức từng tổ hợp mẫu + màu + size. Một quy tắc đơn giản, dễ đọc:

[Mã mẫu]-[Màu]-[Size]

Vài nguyên tắc để mã không loạn về sau:

• Mã màu cố định, viết ra một bảng chung (DEN, TRG, XAM, XDM…) và cả shop dùng đúng bảng đó.
• Không dùng dấu tiếng Việt hay chữ Khmer trong SKU — dễ gõ sai và khó in lên tem mã vạch.
• Không tái sử dụng mã của mẫu đã ngừng bán cho mẫu mới.
• Nếu hàng nhập về đã có mã vạch của nhà sản xuất, vẫn đặt SKU riêng theo quy tắc của shop và lưu mã vạch kèm theo — quét mã ở quầy vẫn nhanh, còn SKU giúp bạn đọc hiểu ngay đó là món gì.

Bước 2: Nhập hàng theo tỷ lệ size, không chia đều

Nhiều shop nhập mỗi size một số lượng bằng nhau, rồi cuối mùa còn ôm cả đống size S và XXL. Thực tế mỗi shop có một tỷ lệ size bán ra khá ổn định. Ví dụ shop áo nữ ở Phnom Penh xem lại 3 tháng bán hàng và thấy tỷ lệ S : M : L : XL khoảng 1 : 3 : 4 : 2.

Khi nhập 30 chiếc một mẫu mới, chia theo tỷ lệ đó:

Tỷ lệ này lấy từ số liệu bán thật theo từng phân loại, không phải cảm giác — đó là lý do bước 1 (tách SKU từng size) quan trọng: không tách thì không bao giờ biết size nào bán chạy.

Bước 3: Kiểm kho định kỳ — từng phần, không đợi cuối năm

Kiểm kho cả shop một lần rất mệt nên thường bị hoãn mãi. Cách dễ duy trì hơn là kiểm xoay vòng:

• Mỗi tuần kiểm 1–2 nhóm hàng (tuần này áo thun, tuần sau quần jean…).
• Kiểm vào giờ vắng khách, đếm theo từng SKU, ghi số thực tế.
• So với số trên hệ thống. Ví dụ hệ thống báo AT01-DEN-M còn 12, đếm thực tế được 10 → lệch 2 chiếc.
• Ghi lý do cho mỗi lần lệch: hàng lỗi, thử đồ làm bẩn, nhập sai lúc nhận hàng, hay không rõ nguyên nhân.

Lệch vài chiếc lâu lâu là bình thường. Nhưng nếu lần nào kiểm cũng thiếu, và thiếu tập trung ở hàng giá cao hoặc ở một ca nhất định, đó là dấu hiệu thất thoát — xem thêm Chống thất thoát tiền tại quầy để siết lại quy trình ca bán hàng.

Bước 4: Phát hiện hàng tồn lâu và size lẻ

Quần áo có mùa và có mốt. Một chiếc áo nằm trên kệ 3 tháng không chỉ chiếm chỗ mà còn giam vốn. Ví dụ 25 chiếc áo khoác giá vốn 6 USD nằm yên 90 ngày là 25 × 6 = 150 USD tiền vốn không quay vòng được — đủ để nhập một mẫu mới đang bán chạy.

Mỗi tháng nên xem hai danh sách:

1. Hàng tồn lâu — mẫu nhập đã lâu mà bán ra rất ít. Một chỉ số dễ dùng là tỷ lệ bán hết: nhập 30, sau 4 tuần bán 18 → 18 / 30 = 60%. Mẫu nào sau 4–6 tuần mới bán dưới khoảng 30% thì cân nhắc giảm giá sớm thay vì chờ cuối mùa.
2. Size lẻ — mẫu chỉ còn 1–2 size ngoài cùng (S, XXL). Khách tìm mẫu đó thường không vừa size còn lại, nên gom chúng ra một kệ hoặc một bài đăng "size lẻ giảm giá".

Giảm giá sớm thường vẫn có lãi: áo giá vốn 6 USD bán 15 USD, giảm 30% còn 10,50 USD, mỗi chiếc vẫn lãi 4,50 USD — tốt hơn nhiều so với để đến cuối năm rồi bán đồng giá dưới vốn.

Ngược lại, mẫu bán chạy cũng cần theo dõi: tự đặt một mức tối thiểu cho từng size bán nhiều (vd còn dưới 3 chiếc size M thì nhập thêm) để không mất khách vì hết đúng size phổ biến nhất.

Bước 5: Đổi size phải đi qua hệ thống

Đổi size là việc hằng ngày ở shop quần áo, và cũng là chỗ số tồn kho hay sai nhất. Quy tắc đơn giản: mỗi lần đổi là một lần trả hàng + một lần bán mới.

• Khách trả áo M → ghi trả hàng, áo M được cộng lại vào kho.
• Khách lấy áo L → ghi bán áo L, kho trừ 1 chiếc L.
• Nếu đổi sang mẫu khác giá, chênh lệch được thu thêm hoặc trả lại rõ ràng, khớp với tiền trong ngăn kéo cuối ca.

Kiểm tra món trả lại trước khi nhập kho: còn tem, không bẩn, không hư. Món bị lỗi thì không đưa lại lên kệ mà ghi riêng là hàng lỗi khi kiểm kho.

Quản lý kho quần áo trong LeangPos

Trong LeangPos, mỗi sản phẩm có nhiều phân loại (vd "Đen / M"), mỗi phân loại có SKU, mã vạch, giá vốn, giá bán và tồn kho riêng — đúng mô hình mẫu + màu + size ở trên. Ở quầy, nhân viên gõ SKU hoặc quét mã vạch là ra đúng phân loại; mỗi đơn bán, kể cả đơn từ website của shop, tự trừ kho của chi nhánh đó. Xem Quản lý sản phẩm.

Khi kiểm kho, trang Xem tồn kho & điều chỉnh cho phép nhập số lượng thực tế đếm được kèm lý do; hệ thống tự tính chênh lệch và lưu vào lịch sử biến động của từng SKU. Đổi size làm qua Huỷ đơn & đổi trả hàng rồi bán món mới, nên kho và tiền trong ca đều khớp. Trang Tổng quan có sẵn danh sách sản phẩm sắp hết hàng để bạn biết cần nhập thêm size nào.

Tóm lại

• Mỗi tổ hợp mẫu + màu + size là một SKU riêng, đặt theo một quy tắc cố định cho cả shop.
• Nhập hàng theo tỷ lệ size bán thật, không chia đều.
• Kiểm kho xoay vòng mỗi tuần một nhóm hàng, ghi lý do cho mọi chênh lệch.
• Mỗi tháng xem hàng tồn lâu, size lẻ để giảm giá sớm, và đặt cảnh báo sắp hết cho size bán chạy.
• Đổi size = trả hàng + bán mới, luôn đi qua hệ thống.

Nếu muốn theo dõi tồn kho từng size, từng màu mà không phải ghi sổ, bạn có thể dùng thử LeangPos miễn phí.