Mở chi nhánh thứ 2: chuẩn bị gì để không loạn hàng, loạn tiền

Shop đầu tiên chạy ổn, khách quen đông, bạn quyết định mở thêm chi nhánh thứ 2. Ba tháng sau, câu hỏi bắt đầu xuất hiện: áo size M ở chi nhánh 1 hay chi nhánh 2? Ai lấy 20 chai nước mang sang mà không ghi? Chi nhánh mới có lãi thật không, hay đang ăn vào tiền của chi nhánh cũ?

Phần lớn chủ shop không gặp khó vì bán kém, mà vì sổ sách của hai nơi trộn vào nhau. Khi chỉ có một cửa hàng, bạn đứng quầy là biết mọi thứ. Khi có hai, bạn không thể có mặt ở cả hai nơi — và những gì không được ghi lại sẽ thành "không biết". Bài này liệt kê những việc nên chuẩn bị trước ngày khai trương để quản lý nhiều chi nhánh mà không loạn hàng, loạn tiền.

1. Quy tắc gốc: cái gì chung, cái gì riêng

Trước khi nghĩ đến kệ hàng hay biển hiệu, hãy quyết định rõ cái gì dùng chung giữa các chi nhánh và cái gì phải tách riêng.

Sai lầm hay gặp nhất là mỗi chi nhánh tự đặt mã hàng, tự ghi một cuốn sổ. Cùng một chiếc áo, chi nhánh 1 gọi "Áo thun trắng M", chi nhánh 2 ghi "AT-TR-M" — đến lúc cần cộng tổng tồn kho hay chuyển hàng qua lại thì không ai khớp được. Một danh mục sản phẩm duy nhất, tồn kho tách theo từng nơi là nền móng của mọi thứ phía sau.

2. Kho chung hay kho riêng?

Có hai cách tổ chức hàng hoá phổ biến:

• Mỗi chi nhánh tự giữ hàng: hàng nhập về thẳng từng chi nhánh, mỗi nơi tự bán, tự đặt hàng. Hợp với hai cửa hàng ở xa nhau (vd một ở Phnom Penh, một ở Siem Reap) hoặc bán mặt hàng khác nhau.
• Một kho tổng cấp hàng cho các chi nhánh: nhà cung cấp giao về một nơi, từ đó chia cho từng cửa hàng theo nhu cầu. Hợp khi các chi nhánh gần nhau, bán cùng mặt hàng, và bạn muốn nhập số lượng lớn để được giá tốt.

Với chi nhánh thứ 2, cách đơn giản thường là: chi nhánh 1 kiêm luôn vai trò kho tổng. Nhà cung cấp vẫn giao về chỗ cũ, mỗi tuần bạn chuyển một đợt hàng sang chi nhánh mới. Khi có từ 3 chi nhánh trở lên, lúc đó mới cân nhắc thuê một kho riêng.

Dù chọn cách nào, điều quan trọng là mỗi chi nhánh có số tồn kho riêng, nhìn vào biết ngay nơi nào còn bao nhiêu — không phải gọi điện hỏi.

3. Chuyển hàng giữa chi nhánh: luôn có phiếu, luôn có hai bước

Đây là chỗ thất thoát nhiều nhất. Nhân viên chi nhánh 2 hết nước suối, chạy sang chi nhánh 1 ôm hai thùng về, không ai ghi. Cuối tháng kiểm kho: chi nhánh 1 thiếu 48 chai, chi nhánh 2 dư 48 chai — hoặc tệ hơn, chi nhánh 2 cũng không dư.

Quy tắc đơn giản: không có phiếu thì không chuyển hàng. Mỗi lần chuyển gồm hai bước do hai người khác nhau xác nhận:

1. Bên gửi xuất kho: ghi rõ món gì, bao nhiêu, gửi đi lúc nào. Tồn kho bên gửi giảm ngay lúc này.
2. Bên nhận xác nhận đã nhận: đếm lại khi hàng tới, tồn kho bên nhận mới tăng.

Ví dụ: chi nhánh 1 xuất 30 áo thun (10 size S, 12 size M, 8 size L) sang chi nhánh 2. Nhân viên chi nhánh 2 đếm thực tế chỉ có 28 — thiếu 2 áo size M. Vì có phiếu, bạn biết ngay hai chiếc áo mất trên đường đi, trong ngày hôm đó, giữa hai người cụ thể — thay vì một tháng sau mới phát hiện "kho lệch" mà không biết từ đâu.

Giữa lúc xuất và lúc nhận, hàng đang trên đường không nằm trong tồn kho của nơi nào. Đó là đúng thực tế: hàng đang ở trên xe, chưa bán được ở đâu cả.

4. Người và quyền: mỗi người đúng chỗ, đúng việc

Khi bạn không còn đứng quầy cả ngày, phân quyền thay bạn giữ cửa. Trước khi mở chi nhánh mới, hãy viết ra:

• Ai làm ở chi nhánh nào. Thu ngân chi nhánh 2 chỉ đăng nhập và bán ở chi nhánh 2, không xem được doanh thu hay tồn kho của chi nhánh 1.
• Ai được làm gì. Thu ngân được bán hàng và mở/đóng ca; không được sửa giá, không được điều chỉnh tồn kho, không được xoá đơn.
• Ai là quản lý chi nhánh. Một người chịu trách nhiệm nhận hàng chuyển đến, kiểm kho định kỳ, kiểm tra chốt ca cuối ngày.

Nếu một nhân viên làm ở cả hai nơi (vd người giao hàng giữa hai chi nhánh), gán đúng cả hai chi nhánh cho họ — đừng dùng chung một tài khoản cho nhiều người. Mỗi người một tài khoản thì mọi đơn bán, mọi phiếu chuyển đều biết ai làm.

5. Tiền: mỗi chi nhánh một ngăn kéo, một lần chốt ca

Tiền của hai chi nhánh không bao giờ được gộp trước khi đếm. Mỗi chi nhánh có ngăn kéo riêng, mỗi thu ngân mở ca và đóng ca riêng, đếm USD và Riel riêng rồi so với số tiền phải có.

Ví dụ ca tối chi nhánh 2: theo đơn bán, ngăn kéo phải có 95 USD và 1.200.000 Riel. Đếm được 95 USD và 1.160.000 Riel → thiếu 40.000 Riel, khoảng 10 USD với tỷ giá 4.000. Vì ca này chỉ có một thu ngân ở một chi nhánh, bạn biết chính xác cần hỏi ai.

Thêm hai thói quen nhỏ:

• Cùng một tỷ giá cho mọi chi nhánh. Nếu chi nhánh 1 tính 4.100, chi nhánh 2 tính 4.000, khách sẽ thấy và tiền thối sẽ lệch. Xem thêm Bán hàng bằng USD và Riel mà không bị lệch sổ cuối ngày.
• Chuyển tiền về có ghi chép. Tiền mặt mang từ chi nhánh về cho chủ nên có ngày, số tiền, người mang — giống phiếu chuyển hàng.

Quy trình chốt ca chi tiết có trong bài Chống thất thoát tiền tại quầy: chốt ca và phân quyền.

6. Báo cáo từng nơi — chi nhánh mới có lãi không?

Gộp chung doanh thu hai chi nhánh dễ làm bạn yên tâm sai chỗ. Hãy xem kết quả tháng đầu của một shop:

Cộng chung, shop còn lại 2.570 USD — trông rất ổn. Tách riêng mới thấy chi nhánh 2 gần như hoà vốn. Điều đó bình thường với chi nhánh mới trong 3–6 tháng đầu, miễn là bạn theo dõi xu hướng: doanh thu chi nhánh 2 có tăng đều mỗi tháng không, biên lãi gộp có thấp hơn vì giảm giá khai trương quá tay không.

Mỗi tuần nên xem riêng từng chi nhánh các con số trong bài 5 con số chủ shop nên xem mỗi ngày: doanh thu ròng, lãi gộp, giá trị đơn trung bình, hàng bán chạy và chênh lệch chốt ca.

Danh sách việc trước ngày khai trương

1. Thống nhất danh mục sản phẩm, mã SKU, giá bán dùng chung cho cả hai nơi.
2. Kiểm kho chi nhánh 1, chốt số tồn chính xác trước khi chia hàng.
3. Quyết định kho chung hay kho riêng; ai nhận hàng từ nhà cung cấp.
4. Chuyển hàng khai trương sang chi nhánh 2 bằng phiếu chuyển, có người đếm nhận.
5. Tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên mới, gán đúng chi nhánh và vai trò.
6. Chuẩn bị tiền đầu ca (USD và Riel lẻ) cho ngăn kéo chi nhánh 2.
7. Hẹn lịch xem báo cáo riêng chi nhánh 2 mỗi tuần trong 3 tháng đầu.

Quản lý nhiều chi nhánh trong LeangPos

LeangPos được làm cho đúng tình huống này: một cửa hàng có nhiều chi nhánh. Bạn thêm chi nhánh loại Cửa hàng hoặc Kho hàng (Chi nhánh); sản phẩm, giá bán và tỷ giá dùng chung, còn tồn kho tính riêng từng nơi. Phiếu chuyển kho có hai bước Xuất kho và Nhận hàng, tồn kho hai bên tự cập nhật (Chuyển kho giữa chi nhánh). Mỗi nhân viên được gán chi nhánh và vai trò riêng, chỉ thấy dữ liệu nơi mình làm (Vai trò & phân quyền), và Báo cáo doanh thu lọc được theo từng chi nhánh.

Nếu bạn đang chuẩn bị mở chi nhánh thứ 2, hãy dùng thử LeangPos miễn phí và dựng sẵn cả hai chi nhánh trước ngày khai trương.