Kiểm kho cuối tháng: làm nhanh, tìm ra hàng thất thoát
Sổ ghi còn 120 gói thuốc lá, trên kệ chỉ có 112. Nước suối thì thiếu đúng một thùng. Còn chai sữa tắm mùi chanh lại dư 3 chai, trong khi mùi bạc hà thiếu 3. Nếu chưa từng kiểm kho, chủ shop sẽ không biết những con số này — và cứ thế nhập hàng, tính lãi dựa trên một kho "trên giấy" khác xa kho thật.
Kiểm kho cuối tháng không cần mất cả ngày hay đóng cửa hàng. Bài này hướng dẫn cách làm nhanh, đếm đúng, và quan trọng nhất: đọc chênh lệch để biết hàng mất ở đâu, chứ không chỉ sửa số cho khớp.
Vì sao phải kiểm kho mỗi tháng
Số tồn kho trên sổ hoặc trên phần mềm chỉ đúng khi mọi lần hàng vào, ra đều được ghi. Thực tế luôn có kẽ hở: nhân viên bấm nhầm mã, nhập 10 thùng ghi thành 12, hàng vỡ bỏ đi không báo, chuyển vài món sang chi nhánh khác "lát ghi sau" rồi quên, hoặc hàng bị lấy mất.
Mỗi kẽ hở nhỏ, nhưng cộng dồn vài tháng thì:
- Nhập hàng sai: sổ nói còn 40 hộp nên không đặt thêm, thật ra kệ đã trống.
- Lãi tính sai: hàng thất thoát là tiền vốn mất đi, nhưng không hiện trong báo cáo doanh thu.
- Mất cắp kéo dài: không đếm thì không ai phát hiện, kẻ lấy hàng càng yên tâm.
Kiểm mỗi tháng thì chênh lệch còn nhỏ, còn nhớ được chuyện gì xảy ra trong tháng, và dễ truy ra nguyên nhân.
Chuẩn bị trước ngày kiểm
Phần lớn thời gian tiết kiệm được nằm ở khâu chuẩn bị.
- Chọn giờ không bán hàng: tối ngày cuối tháng sau khi đóng cửa, hoặc sáng sớm ngày 1 trước giờ mở cửa. Đang đếm mà vẫn bán thì số sẽ không bao giờ khớp.
- Chốt hết phiếu đang dở: hàng nhà cung cấp đã giao thì ghi nhận nhập cho xong; hàng chuyển giữa chi nhánh đã tới thì xác nhận nhận; đơn online đã đóng gói nhưng chưa giao thì để riêng một chỗ và ghi chú. Hàng "nửa vào nửa ra" là nguồn chênh lệch giả phổ biến nhất.
- Chia kho thành khu vực: kệ 1, kệ 2, tủ mát, kho sau, quầy thu ngân… Mỗi khu có tờ danh sách riêng.
- Dọn kệ trước một ngày: gom hàng cùng loại về một chỗ, hàng đã mở thùng để phía trước. Hàng nằm rải ba nơi là hàng bị đếm sót hoặc đếm hai lần.
- Để riêng hàng hỏng, hết hạn vào một thùng có ghi chữ — đếm riêng, không trộn với hàng bán được.
Cách đếm để ra số đúng
Mỗi khu 2 người: một người đếm, một người ghi
Một người vừa đếm vừa ghi rất dễ đọc nhầm dòng. Hai người thì người đếm đọc to "nước suối 500ml: 9 thùng 0 lẻ", người ghi ghi vào tờ của khu đó. Shop nhỏ chỉ có 2 người thì làm lần lượt từng khu, vẫn nhanh hơn một người đếm hai lần.
Đếm "mù" — không nhìn số trên sổ
Tờ danh sách chỉ có tên hàng và ô trống, không in số tồn trên sổ. Người đếm biết trước "đáng lẽ có 120" sẽ vô thức đếm cho ra 120. Đếm mù xong mới so.
Thống nhất đơn vị
Ghi rõ đếm theo thùng hay theo chai, gói hay cây. Quy đổi về một đơn vị khi so (1 thùng = 24 chai). Rất nhiều chênh lệch "lạ" thật ra chỉ là một người ghi 9 (thùng), người kia hiểu 9 (chai).
Đánh dấu chỗ đã đếm
Dán giấy nhớ hoặc kẹp lên kệ đã đếm xong. Cuối buổi nhìn là biết khu nào còn sót.
Không cần đếm hết mọi thứ mỗi tuần: kiểm xoay vòng hàng giá trị cao
Đếm toàn bộ kho mỗi tháng là đủ cho đa số mặt hàng. Riêng nhóm nhỏ, đắt, dễ mất — thuốc lá, sữa bột, mỹ phẩm, pin, phụ kiện điện thoại, rượu — nên đếm thêm mỗi tuần:
- Chia nhóm này thành 4 phần, mỗi tuần đếm một phần. Mỗi món được đếm ít nhất một lần giữa hai lần kiểm tháng.
- Chỉ mất 10–15 phút, làm đầu ca sáng.
- Phát hiện thiếu sớm vài ngày thay vì cuối tháng mới biết — lúc đó vẫn còn xem được camera, vẫn nhớ ai đứng quầy.
So với sổ sách và đọc chênh lệch
Đếm xong, ghi số thực tế cạnh số trên sổ/hệ thống, tính chênh lệch và nhân với giá vốn để biết mất bao nhiêu tiền. Ví dụ một mini mart:
| Sản phẩm | Trên sổ | Đếm thực tế | Chênh lệch | Giá vốn | Giá trị lệch |
|---|---|---|---|---|---|
| Nước suối 500ml | 240 chai | 216 chai | −24 | 0,15 USD | −3,60 USD |
| Thuốc lá (gói) | 120 | 112 | −8 | 1,50 USD | −12,00 USD |
| Sữa tắm mùi chanh | 30 | 33 | +3 | 3,00 USD | +9,00 USD |
| Sữa tắm mùi bạc hà | 25 | 22 | −3 | 3,00 USD | −9,00 USD |
| Pin AA (vỉ) | 60 | 54 | −6 | 1,20 USD | −7,20 USD |
Tổng thiếu 31,80 USD, dư 9,00 USD, chênh lệch ròng −22,80 USD (khoảng 91.200 Riel với tỷ giá 4.000). Nhưng đừng chỉ nhìn tổng — mỗi dòng kể một câu chuyện khác nhau:
| Dấu hiệu | Nguyên nhân hay gặp | Kiểm tra ở đâu |
|---|---|---|
| Lệch đúng bằng 1 thùng/1 lốc (nước suối −24) | Nhập hàng ghi sai số thùng, hoặc nhà cung cấp giao thiếu mà vẫn ký nhận | Phiếu nhập, hoá đơn nhà cung cấp |
| Một mã dư, mã tương tự thiếu cùng số (sữa tắm +3/−3) | Thu ngân bấm nhầm mã khi bán (cùng giá, khác mùi/size/màu) | Không phải mất hàng — nhắc nhân viên quét mã vạch thay vì chọn tay |
| Thiếu lẻ tẻ ở hàng nhỏ, đắt (thuốc lá, pin) | Mất cắp, hoặc bán mà không ghi đơn | Đếm xoay vòng hằng tuần, camera, đối chiếu ca thu ngân |
| Chi nhánh A thiếu, chi nhánh B dư cùng món, cùng số | Chuyển hàng giữa chi nhánh không làm phiếu | Hỏi quản lý hai bên, từ nay bắt buộc phiếu chuyển kho |
| Dư hàng không rõ lý do | Khách trả hàng không ghi, hoặc nhập hàng không ghi | Lịch sử đổi trả, phiếu nhập |
Cặp sữa tắm trong ví dụ cho thấy vì sao nhìn từng dòng quan trọng hơn nhìn tổng: +9 USD và −9 USD triệt tiêu nhau, nhưng đó là dấu hiệu nhân viên bấm nhầm mã — sai tiếp thì báo cáo hàng bán chạy và mức nhập hàng của cả hai mùi đều sai.
Điều chỉnh số trên sổ — luôn ghi lý do
Sau khi đã tìm hiểu nguyên nhân, sửa số trên sổ/hệ thống về đúng số đếm thực tế. Hai nguyên tắc:
- Sửa về số tuyệt đối đã đếm, không cộng trừ nhẩm — tránh sai thêm lần nữa.
- Mỗi lần điều chỉnh ghi lý do: "giao thiếu 1 thùng – phiếu nhập 12/10", "bấm nhầm mã với mùi bạc hà", "không rõ – nghi mất". Cuối năm nhìn lại, lý do lặp nhiều nhất chính là chỗ cần sửa quy trình.
Nếu nguyên nhân là nhập hàng hoặc chuyển kho chưa ghi, nên ghi bổ sung đúng phiếu nhập/phiếu chuyển thay vì chỉ điều chỉnh, để lịch sử nguồn gốc hàng vẫn đúng.
Trong LeangPos, trang Tồn kho theo chi nhánh hiện số lượng từng sản phẩm, tìm nhanh theo tên hoặc SKU. Bấm Điều chỉnh tồn kho, nhập số lượng mới sau khi đếm và lý do — hệ thống tự tính chênh lệch và lưu vào lịch sử biến động dưới loại "Điều chỉnh", cạnh các lần bán, nhập, chuyển kho của đúng món đó. Xem chi tiết ở bài Xem tồn kho & điều chỉnh.
Theo dõi tỷ lệ hao hụt qua các tháng
Một con số đủ để biết kho đang tốt lên hay xấu đi:
Tỷ lệ hao hụt = giá trị hàng thiếu ròng (theo giá vốn) ÷ doanh thu tháng
Ví dụ cả kho tháng này thiếu ròng 48 USD theo giá vốn, doanh thu tháng 8.000 USD → hao hụt 0,6%. Con số tuyệt đối không quan trọng bằng xu hướng: tháng trước 0,3% mà tháng này 0,6% thì có chuyện cần tìm hiểu — đổi nhân viên mới, nhà cung cấp mới, hay khu kệ nào đó bị khuất camera.
Shop có nhiều chi nhánh thì tính riêng từng nơi. Chi nhánh nào tỷ lệ cao bất thường là chỗ cần đến kiểm trực tiếp — xem thêm bài Mở chi nhánh thứ 2 về chuyển hàng giữa các chi nhánh có phiếu.
Tóm tắt một buổi kiểm kho
- Chốt phiếu nhập, chuyển kho, đơn online đang dở trước giờ kiểm.
- Kiểm ngoài giờ bán, chia khu, mỗi khu 2 người, đếm mù, thống nhất đơn vị.
- So với sổ, nhân chênh lệch với giá vốn, đọc từng dòng theo bảng dấu hiệu.
- Điều chỉnh về số đếm thực tế, ghi lý do cho từng lần.
- Ghi tỷ lệ hao hụt tháng để so với tháng sau; nhóm hàng đắt thì đếm xoay vòng hằng tuần.
Kiểm kho đều đặn kết hợp chốt ca thu ngân là hai việc chặn thất thoát hiệu quả nhất của một cửa hàng: một bên giữ hàng, một bên giữ tiền. Nếu bạn muốn tồn kho tự trừ khi bán, tự cộng khi nhập và có sẵn lịch sử để đối chiếu mỗi lần kiểm, hãy dùng thử LeangPos miễn phí.
